Permet:

• Classificar les agrupacions documentals per identificar, tractar i localitzar un document o un expedient.
• Millorar els procediments administratius i ordenar el tractament tècnic de la documentació.

Aquest QdC és per als procediments actius. És l’eina que utilitzen els serveis municipals per tal de classificar els documents que reben o generen i que ordenen i arxiven en expedients administratius. D’aquesta manera s’assegura que tots els documents estan correctament identificats i són fàcilment localitzables.

És un QdC orgànic, per tant reprodueix l’estructura de gestió de l’Ajuntament i no pas les funcions que du a terme l’Administració municipal. No obstant té la seva equivalència en un QdC funcional que permet el tractament de la documentació històrica.

A partir del QdC s’estructuren els altres dos components del sistema de gestió dels documents:

• El sistema de disposició que es materialitza en el calendari de conservació i règim d’accés
• El sistema de descripció que inclou diferents instruments com són els inventaris, els índex, els catàlegs…